Политика конфиденциальности

Эта Политика объясняет, как WhiteFin Agency обрабатывает персональные данные посетителей сайта whitefin.com.ua и клиентов. Мы руководствуемся Законом Украины «О защите персональных данных» № 2297-VI, Законом Украины «Об электронной коммерции», а также учитываем принципы Общего регламента ЕС о защите данных (GDPR).

1. Кто отвечает за ваши данные

Владелец персональных данных — общество с ограниченной ответственностью, полные реквизиты которого предоставляем по запросу и указываем в договоре (далее — «Компания», «мы»).

По вопросам персональных данных пишите на info@whitefin.com.ua с темой «Персональные данные».

2. Какие данные мы обрабатываем

Когда вы оставляете заявку на сайте:

имя;
телефон или никнейм в мессенджере;
выбранная услуга, параметры из калькулятора стоимости, текст обращения;
технические данные заявки: страница, с которой она отправлена, язык сайта, UTM-метки рекламных кампаний.

Когда вы пишете нам в Telegram, Viber, WhatsApp, на email или звоните: данные, которые вы сами сообщаете, и данные вашего профиля в мессенджере, видимые для нас.

Когда вы пользуетесь сайтом: обезличенные технические данные — тип устройства и браузера, примерное местоположение по IP-адресу, просмотренные страницы. Аналитические cookies устанавливаются только с вашего согласия (см. раздел 9).

Когда вы становитесь клиентом: данные, нужные для договора и оказания услуг, — ФИО, РНУКНН, паспортные данные (при необходимости), данные ФОП или предприятия, банковские реквизиты, а также документы, которые вы передаёте для учёта.

Мы не собираем специально чувствительные данные (о здоровье, религиозных убеждениях и т. п.), кроме случаев, когда они содержатся в документах, переданных для оказания услуг (например, больничные листы работников). Тогда они обрабатываются исключительно в рамках договора.

3. Зачем мы обрабатываем данные

Ответить на заявку, проконсультировать и подготовить коммерческое предложение.
Заключить и исполнить договор: вести учёт, готовить отчётность, представлять ваши интересы по поручению.
Выставлять счета, вести бухгалтерский и налоговый учёт самой Компании.
Выполнять требования законодательства, в том числе в сфере финансового мониторинга, если они применяются.
Улучшать сайт и услуги на основе обезличенной статистики.
Присылать полезные материалы — только если вы на это согласились. Отписаться можно в любой момент.

4. Правовые основания

ваше согласие — отправляя форму или пишучи нам, вы соглашаетесь на обработку данных для ответа на обращение;
заключение и исполнение договора, стороной которого вы являетесь;
исполнение обязанности Компании, предусмотренной законом (бухгалтерский учёт, налоговая отчётность);
законный интерес Компании — безопасность сайта, защита от спама, базовая статистика.

Основания соответствуют статье 11 Закона «О защите персональных данных».

5. Данные, которые вы передаёте нам как клиент

Документы вашего бизнеса могут содержать персональные данные других людей — ваших работников, контрагентов, клиентов. В отношении таких данных владельцем являетесь вы, а Компания действует как распорядитель: обрабатывает их только по вашему поручению, в объёме, нужном для оказания услуг, и не использует в собственных целях. Вы гарантируете, что у вас есть законные основания передать нам эти данные.

6. Кому мы передаём данные

Мы не продаём персональные данные и не передаём их третьим лицам для маркетинга. Доступ могут иметь:

работники Компании, которые непосредственно работают с вашим обращением или учётом, — на условиях конфиденциальности;
технические поставщики, через которых работают сайт и связь: хостинг и защита сайта (Cloudflare), мессенджер для получения заявок (Telegram), почтовый сервис, сервис аналитики (Google Analytics), учётные программы и облачные хранилища документов. Они обрабатывают данные по нашему поручению;
государственные органы — ГНС, Пенсионный фонд, государственные регистраторы и другие, когда этого требует закон или когда мы подаём отчётность или документы по вашему поручению;
нотариусы, банки, адвокаты — только по вашему отдельному поручению в рамках конкретной услуги.

Некоторые поставщики (Cloudflare, Google) могут обрабатывать данные за пределами Украины. В таких случаях мы выбираем поставщиков, которые обеспечивают надлежащий уровень защиты данных, в соответствии со статьёй 29 Закона «О защите персональных данных».

7. Сколько мы храним данные

Заявки, которые не завершились договором, — до 3 лет с даты последнего контакта, после чего удаляем или обезличиваем.
Данные клиентов и договорные документы — в течение действия договора и сроков, установленных законодательством для хранения первичных документов и отчётности.
Аналитические данные — в обезличенном виде, не дольше срока, установленного в настройках сервиса аналитики (до 14 месяцев).

8. Как мы защищаем данные

шифрованное соединение (HTTPS) на всём сайте;
доступ к данным клиентов — только у ответственных работников, с двухфакторной аутентификацией в рабочих сервисах;
обязательства о конфиденциальности для работников и подрядчиков;
КЭП и доступы к кабинетам плательщика используются только в рамках согласованного с клиентом порядка и не передаются третьим лицам.

9. Cookies и аналитика

Необходимые — нужны для работы сайта и запоминания вашего выбора по cookies. Не требуют согласия.

Аналитические (Google Analytics 4) — помогают понять, какие страницы полезны. Устанавливаются только после нажатия «Принять» в баннере. До этого аналитика работает в режиме без cookies.

Изменить решение можно в любой момент: очистите данные сайта в настройках браузера, и баннер появится снова.

10. Ваши права

В соответствии со статьёй 8 Закона «О защите персональных данных» вы имеете право:

знать, какие ваши данные обрабатываются, с какой целью и у кого есть к ним доступ;
получить копию своих данных;
требовать исправления неточных данных;
требовать удаления данных или ограничения обработки, если для неё нет законных оснований;
отозвать согласие в любой момент — это не влияет на законность обработки до отзыва;
возразить против обработки на основании законного интереса;
обратиться с жалобой к Уполномоченному Верховной Рады Украины по правам человека или в суд.

Чтобы воспользоваться правами, напишите нам на info@whitefin.com.ua. Мы ответим в течение 30 календарных дней, а при необходимости попросим подтвердить личность.

11. Дети

Сайт и услуги предназначены для взрослых и бизнеса. Мы сознательно не собираем данные лиц младше 14 лет.

12. Изменения Политики

Мы можем обновлять эту Политику. Действующая редакция всегда опубликована на этой странице с датой редакции. О существенных изменениях клиентов уведомляем по электронной почте или в мессенджере.

Контакты

Email: info@whitefin.com.ua
Телефон: +38 (093) 845-25-37