Когда ФОП нужен ПРРО: правила для каждого способа оплаты

ФОП 2 и 3 групп нужен ПРРО каждый раз, когда покупатель платит наличными, картой через терминал, картой на сайте, по платёжной ссылке или наложенным платежом Новой почтой либо Meest. Размер дохода значения не имеет. Без кассы можно обойтись, если деньги поступают прямым переводом на счёт ФОП по IBAN, а также на 1 группе.

ПРРО — программный регистратор расчётных операций. Это та же касса, но в виде приложения на телефоне, планшете или компьютере. Чек может быть электронным: его отправляют покупателю в мессенджер, на почту или показывают QR-кодом.

Нужен чек или нет: таблица по способам оплаты

Как платит покупатель	Чек ПРРО
Наличные	нужен
Карта через POS-терминал	нужен
Карта на сайте, платёжная ссылка, Apple Pay или Google Pay	нужен
Перевод на номер карты, в том числе ФОП-карты	как правило, нужен
Наложенный платёж Новой почтой, Meest	нужен
Наложенный платёж Укрпочтой по договору	как правило, не нужен
Перевод на счёт ФОП по IBAN без платёжного сервиса	не нужен
Оплата из-за границы: Payoneer, Wise, Etsy, стоки	не нужен

Таблица — общая схема по состоянию на 10.11.2026. Окончательный вывод зависит от договоров с банком, службой доставки и маркетплейсом.

Кто освобождён от ПРРО

1. ФОП 1 группы. Налоговый кодекс прямо освобождает их от РРО и ПРРО (п. 296.10). Но 1 группа — это только розничная торговля на рынках и бытовые услуги населению.
2. Те, кто получает деньги только по IBAN. Перевод со счёта на счёт не является расчётной операцией в понимании закона о РРО.
3. Отдельные виды деятельности из ст. 9 Закона № 265/95-ВР и постановления Кабмина № 1336. Например, продажа на сельских рынках. Для большинства магазинов, кафе и сервисов эти исключения не подходят.

Прежнего освобождения для ФОП 2–4 групп с доходом до 1 млн грн больше нет. Если вы до сих пор работаете по старым правилам, стоит проверить, не накопились ли риски.

Оплата «на карту ФОП»: самая частая ошибка

Многие предприниматели считают: если карта открыта к счёту ФОП, то это то же самое, что IBAN. Налоговая с этим не согласна. Важно не то, куда зачислились деньги, а как покупатель инициировал платёж. Когда вы даёте 16-значный номер карты, перевод идёт через платёжный сервис, и это расчётная операция. Значит, нужен чек.

Что делать:

• в счетах, на сайте и в мессенджерах давайте реквизиты IBAN, а не номер карты;
• если оплаты на карту всё же поступают, фискализируйте каждую в день зачисления;
• регулярно сверяйте банковскую выписку с чеками.

Налоговая проверяет и открытые источники. Номер карты в описании товара или в Instagram — повод для вопросов.

Интернет-магазин и маркетплейсы

Для онлайн-продаж правила те же, они зависят от канала оплаты:

• Оплата картой на сайте или по платёжной ссылке. Чек нужен, его отправляют покупателю по электронной почте или в мессенджер не позже передачи товара. Большинство ПРРО-сервисов делает это автоматически.
• Наложенный платёж. Если деньги принимает Новая почта или Meest, чек выдаёт продавец — обычно через интеграцию ПРРО со службой доставки.
• Маркетплейсы (Prom, Rozetka, Epicentr). Если покупатель платит картой через сервис маркетплейса, чек нужен. Проще всего подключить ПРРО-сервис, который маркетплейс поддерживает.
• Возвраты. Возвращая деньги, оформите расходный чек. Иначе в учёте останется продажа, которой не было.

ПРРО для кафе, ресторана и кофейни

Заведение питания почти всегда работает с наличными и терминалом, поэтому ПРРО нужен с первого дня. Что стоит учесть:

• Каждый заказ — отдельный чек, в том числе кофе «с собой» и заказы на вынос.
• Касса на каждой точке. Для каждого заведения подают форму № 20-ОПП, ПРРО регистрируют к конкретной точке.
• Собственная доставка. Курьер должен выдать чек: с мобильного ПРРО или распечатанный либо электронный чек, созданный до передачи заказа.
• Glovo, Bolt Food и другие агрегаторы. Кто выдаёт чек, зависит от того, кому платит клиент и что написано в договоре. Здесь мнения специалистов расходятся, поэтому договор стоит проверить отдельно.
• Выручка и доставка. Агрегаторы удерживают комиссию, так что сумма на счёте меньше суммы заказов. Доход считается от полной стоимости, а не от того, что поступило.

Подробнее об учёте заведения — на странице бухгалтерия для кафе и ресторанов.

Штрафы за продажу без чека

С 1 августа 2025 года льготные штрафы для ФОП закончились, теперь действуют полные (ст. 17 Закона № 265/95-ВР):

Нарушение	Штраф
Первое	100% стоимости проданного без чека
Каждое следующее	150% стоимости проданного без чека

Штраф считается от каждой операции. Продажа на 2 000 грн без чека — это штраф 2 000 грн, а следующая такая же продажа — ещё 3 000 грн. Отдельно наказывают за работу на незарегистрированном ПРРО и за чек на неполную сумму.

Как начать работать с ПРРО

1. Подайте форму № 20-ОПП в Электронном кабинете, если точка продаж ещё не зарегистрирована.
2. Выберите ПРРО. Бесплатное приложение от ГНС подойдёт для небольших объёмов. Для сайта, маркетплейсов или терминала удобнее коммерческие сервисы с интеграциями.
3. Зарегистрируйте ПРРО заявлением по форме № 1-ПРРО в Электронном кабинете. Кассиру нужен КЭП.
4. Открывайте смену и закрывайте её Z-отчётом каждый день, когда были продажи.
5. Сверяйте чеки с банком хотя бы раз в неделю: так вы увидите оплаты, на которые чек не выдали.

Вывод

Посмотрите на все способы, которыми вам платят клиенты. Если среди них есть наличные, терминал, оплата на сайте, номер карты или наложенный платёж — ПРРО нужен. Если деньги поступают только по IBAN или вы на 1 группе — нет.

Если у вас несколько каналов продаж или оплаты от агрегаторов, начните с налоговой консультации: так вы избежите штрафов за ошибки, которых не видно в выписке.