Коли ФОП потрібен ПРРО: правила для кожного способу оплати

ФОП 2 і 3 груп потрібен ПРРО щоразу, коли покупець платить готівкою, карткою через термінал, карткою на сайті, через платіжне посилання або післяплатою Новою поштою чи Meest. Розмір доходу значення не має. Без каси можна обійтися, якщо гроші надходять прямим переказом на рахунок ФОП за IBAN, а також на 1 групі.

ПРРО — програмний реєстратор розрахункових операцій. Це та сама каса, але у вигляді застосунку на телефоні, планшеті чи комп’ютері. Чек може бути електронним: його надсилають покупцю в месенджер, на пошту або показують QR-кодом.

Чек потрібен чи ні: таблиця за способами оплати

Як платить покупець	Чек ПРРО
Готівка	потрібен
Картка через POS-термінал	потрібен
Картка на сайті, платіжне посилання, Apple Pay чи Google Pay	потрібен
Переказ на номер картки, зокрема ФОП-картки	як правило, потрібен
Післяплата Новою поштою, Meest	потрібен
Післяплата Укрпоштою за договором	як правило, не потрібен
Переказ на рахунок ФОП за IBAN без платіжного сервісу	не потрібен
Оплата з-за кордону: Payoneer, Wise, Etsy, стоки	не потрібен

Таблиця — загальна схема станом на 10.11.2026. Остаточний висновок залежить від договорів з банком, службою доставки і маркетплейсом.

Хто звільнений від ПРРО

1. ФОП 1 групи. Податковий кодекс прямо звільняє їх від РРО і ПРРО (п. 296.10). Але 1 група — це тільки роздрібна торгівля на ринках і побутові послуги населенню.
2. Ті, хто отримує гроші лише за IBAN. Переказ з рахунку на рахунок не є розрахунковою операцією в розумінні закону про РРО.
3. Окремі види діяльності зі ст. 9 Закону № 265/95-ВР і постанови Кабміну № 1336. Наприклад, продаж на сільських ринках. Для більшості магазинів, кафе і сервісів ці винятки не підходять.

Колишнього звільнення для ФОП 2–4 груп з доходом до 1 млн грн більше немає. Якщо ви досі працюєте за старими правилами, варто перевірити, чи не накопичилися ризики.

Оплата «на картку ФОП»: найчастіша помилка

Багато підприємців вважають: якщо картка відкрита до рахунку ФОП, то це те саме, що IBAN. Податкова з цим не погоджується. Важить не те, куди зарахувалися гроші, а як покупець ініціював платіж. Коли ви даєте 16-значний номер картки, переказ іде через платіжний сервіс, і це розрахункова операція. Отже, потрібен чек.

Що робити:

• у рахунках, на сайті і в месенджерах давайте реквізити IBAN, а не номер картки;
• якщо оплати на картку все ж надходять, фіскалізуйте кожну в день зарахування;
• регулярно звіряйте банківську виписку з чеками.

Податкова перевіряє і відкриті джерела. Номер картки в описі товару чи в Instagram — привід для запитання.

Інтернет-магазин і маркетплейси

Для онлайн-продажів правила ті самі, вони залежать від каналу оплати:

• Оплата карткою на сайті або платіжним посиланням. Чек потрібен, його надсилають покупцю електронною поштою чи в месенджер не пізніше передачі товару. Більшість ПРРО-сервісів робить це автоматично.
• Післяплата. Якщо гроші приймає Нова пошта чи Meest, чек видає продавець — зазвичай через інтеграцію ПРРО зі службою доставки.
• Маркетплейси (Prom, Rozetka, Epicentr). Якщо покупець платить карткою через сервіс маркетплейсу, чек потрібен. Найпростіше підключити ПРРО-сервіс, який маркетплейс підтримує.
• Повернення. Повертаючи гроші, оформіть видатковий чек. Інакше в обліку залишиться продаж, якого не було.

ПРРО для кафе, ресторану і кав’ярні

Заклад харчування майже завжди працює з готівкою і терміналом, тому ПРРО потрібен із першого дня. Що варто врахувати:

• Кожне замовлення — окремий чек, зокрема кава «з собою» і замовлення на винос.
• Каса на кожній точці. Для кожного закладу подають форму № 20-ОПП, ПРРО реєструють до конкретної точки.
• Власна доставка. Кур’єр має видати чек: з мобільного ПРРО або надрукований чи електронний чек, створений до передачі замовлення.
• Glovo, Bolt Food та інші агрегатори. Хто видає чек, залежить від того, кому платить клієнт і що написано в договорі. Тут думки фахівців розходяться, тому договір варто перевірити окремо.
• Виручка і доставка. Агрегатори утримують комісію, тож сума на рахунку менша за суму замовлень. Дохід рахується від повної вартості, а не від того, що надійшло.

Докладніше про облік закладу — на сторінці бухгалтерія для кафе і ресторанів.

Штрафи за продаж без чека

З 1 серпня 2025 року пільгові штрафи для ФОП закінчилися, тепер діють повні (ст. 17 Закону № 265/95-ВР):

Порушення	Штраф
Перше	100% вартості проданого без чека
Кожне наступне	150% вартості проданого без чека

Штраф рахується від кожної операції. Продаж на 2 000 грн без чека — це штраф 2 000 грн, а наступний такий самий продаж — ще 3 000 грн. Окремо карають за роботу на незареєстрованому ПРРО і за чек на неповну суму.

Як почати працювати з ПРРО

1. Подайте форму № 20-ОПП в Електронному кабінеті, якщо точку продажу ще не зареєстровано.
2. Оберіть ПРРО. Безкоштовний застосунок від ДПС підійде для невеликих обсягів. Для сайту, маркетплейсів чи терміналу зручніші комерційні сервіси з інтеграціями.
3. Зареєструйте ПРРО заявою за формою № 1-ПРРО в Електронному кабінеті. Касиру потрібен КЕП.
4. Відкривайте зміну і закривайте її Z-звітом щодня, коли були продажі.
5. Звіряйте чеки з банком хоча б раз на тиждень: так ви побачите оплати, на які чек не видали.

Висновок

Подивіться на всі способи, якими вам платять клієнти. Якщо серед них є готівка, термінал, оплата на сайті, номер картки або післяплата — ПРРО потрібен. Якщо гроші надходять лише за IBAN або ви на 1 групі — ні.

Якщо у вас кілька каналів продажу або оплати від агрегаторів, почніть із податкової консультації: так ви уникнете штрафів за помилки, яких не видно у виписці.